Wussten Sie schon, dass…

… nach Schätzung von American Express und der amerikanischen Beraterfirma AT Kearny sich die indirekten Reisekosten (Beschaffung, Verwaltung) auf einen Anteil von 30% an den Gesamtkosten der Reise belaufen? Die Studie besagt weiter, dass allein durch die Nutzung einer geeigneten Software diese Kosten halbiert werden könnten. Das Zauberwort heißt: Prozessoptimierung.

Reisekosten wurden bislang unterschätzt und lauern als durchschnittlich drittgrößter Kostenblock fast unerkannt im Bilanzbericht. Erste Maßnahmen in den Unternehmen waren meist die Verschärfung der Reiserichtlinien, jedoch kann Sparen nicht lauten Reisen zu vermeiden, sondern die Reisen effektiv zu organisieren und abzurechnen. Nachdem versucht wurde, die direkten Reisekosten durch die Nutzung billigerer Verkehrsmittel oder niedrigerer Standards bei Flugzeugen oder Hotelkategorien zu senken, setzt sich seit geraumer Zeit die Erkenntnis durch, die indirekten Kosten durch den Einsatz effizienter vollautomatischer Programme verringern zu können. Aktuelle Studien aus den Jahren 2004 und 2005 belegen diesen Trend.

Geschäftsfelder, die einen hohen Anteil an administrativer Routine beinhalten, können besonders effektiv auf elektronische Datenerfassung und -übertragung umgestellt werden. Zudem ist den Anwendern der Umgang mit den neuen Medien PC und Internet durch tägliche Anwendung vertraut – „Self-Service“. Die Möglichkeit der direkten Eingabe ins System und geschickte Verknüpfung mit allen relevanten Daten schafft Freiräume für Personal und Management, hat sich jedoch in seiner Gesamtheit in den Unternehmen noch nicht überall durchgesetzt. In den wenigsten Unternehmen wird eine automatisierte Abrechnung durchgeführt. Das beweist die nach wie vor vorhandene „Zettelwirtschaft“ in Teilbereichen des Personalmanagements, z.B. Travel Management.